Sans restreindre ni limiter les obligations auxquelles est assujetti le comité en vertu de la loi, celui-ci doit administrer le régime de retraite de la Ville de Québec et doit notamment :a)agir avec prudence, diligence et compétence comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable;
b)agir avec honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt des participants et des bénéficiaires;
c)tenir un registre où sera indiqué le nom des membres du comité qui ont un intérêt dans une entreprise qui est susceptible d'entrer en conflit d'intérêts avec leur fonction et s'assurer, dans ce cas, que le membre s'abstiendra de participer aux décisions susceptibles de le faire entrer en conflit d'intérêts;
d)transmettre à la Régie des rentes du Québec les demandes d'enregistrement relatives au régime et à ses modifications;
e)dans les neuf mois de la fin de chaque exercice financier, convoquer par écrit chacun des participants et des bénéficiaires ainsi que l'employeur à une assemblée pour :i.qu'ils prennent connaissance des modifications apportées au régime, s'il y a lieu, et de la situation financière du régime;
ii.permettre au groupe de participants actifs et au groupe de participants non actifs et des bénéficiaires de décider, s'il désigne ou non un membre additionnel au comité et, dans l'affirmative, de procéder à cette désignation;
iii.fournir un compte-rendu de son administration;
f)faire adhérer au régime les employés admissibles et tenir des registres qui permettent de savoir qui participent au régime et de vérifier si les cotisations ont été versées dans la caisse, si les rentes ont été payées et si les transferts et remboursements ont été effectués;
g)déterminer, sur la base des dossiers de la ville ou sur la base des autres renseignements qu'il juge bon utiliser, l'admissibilité d'un employé, sa période d'emploi, le montant de sa rémunération annuelle moyenne, le montant de sa prestation, celle de son conjoint ou des ayants droits et toute autre question quant à l’interprétation et l’administration du régime;
h)répondre aux questions des participants et des bénéficiaires à propos de leur régime de retraite et de leur droit;
i)fournir à chaque participant ou employé admissible un sommaire écrit du régime accompagné d'une brève description des droits et des obligations du participant au titre du régime et de la loi. Le comité doit également fournir au participant les renseignements correspondants dans le cas d'une modification au régime. Ces documents et renseignements sont fournis dans les 90 jours qui suivent la date où l'employé est devenu admissible ou participant. S'il s'agit d'une modification au régime, les documents et renseignements peuvent être remis lors de la transmission du relevé annuel prévu au paragraphe j).
j)transmettre à chaque participant et bénéficiaire, dans les neuf mois de la fin de chaque exercice financier, un relevé annuel contenant notamment les droits qu'ils ont accumulés durant le dernier exercice terminé et depuis son adhésion au régime jusqu'à la fin de cet exercice de la situation financière du régime ainsi que tout autre renseignement déterminé par règlement adopté en vertu de la loi;
k)fournir aux participants ou à toute personne ayant droit à un remboursement ou une prestation :i.dans les 60 jours où il est informé qu'un participant a cessé son emploi, un relevé comprenant les renseignements déterminés par la loi et ses règlements et établissant le montant du remboursement ou la nature et la valeur de la prestation ainsi que la nature et les conditions d'acquisition des autres droits prévus par le régime;
ii.dans les 60 jours d'une demande écrite, sans frais, une mise à jour des renseignements déterminés au paragraphe a) suivant les données les plus récentes possibles;
iii.dans les 30 jours d'une demande écrite, sans frais, les données qui ont servi à établir son relevé ou sa mise à jour;
l)transmettre, dans les 30 jours d'une demande écrite, à un participant, bénéficiaire, employé admissible ou toute autre personne ayant des droits en vertu du régime, le texte de ce régime, tout autre document déterminé par règlement adopté en vertu de la loi ou le texte d'une disposition du régime tel qu'en vigueur à toute date comprise dans la période de participation active. Les documents demandés sont fournis sans frais au demandeur une fois par période de 12 mois;
m)nommer une personne chargée de procéder à la préparation des états financiers du régime;
n)nommer un vérificateur chargé de vérifier les états financiers du régime;
o)approuver les états financiers vérifiés du régime;
p)dans les six mois de la fin de chaque exercice financier du régime, transmettre à la Régie des rentes du Québec une déclaration annuelle qui contient les renseignements prescrits par règlements adoptés en vertu de la loi. Le comité doit, dans le même délai, faire préparer un rapport financier contenant l'état de l'actif du régime ainsi que l'état des revenus et des dépenses pour le dernier exercice terminé. Ce rapport doit être vérifié par un comptable dans la mesure prescrite par règlement adopté en vertu de la loi;
q)dans les 60 jours qui suit son échéance, aviser la Régie des rentes du Québec de toute cotisation non versée;
r)nommer un actuaire et lui faire préparer un rapport relatif à toute évaluation actuarielle du régime. Le régime doit faire l'objet d'une évaluation actuarielle à la date de toute modification du régime qui a une incidence sur sa capitalisation ou sa solvabilité ou au plus tard à la date de la dernière fin de l'exercice financier du régime se situant dans les trois ans qui suivent la date de la dernière évaluation actuarielle ou lorsque la Régie des rentes du Québec le requiert, à la date qu'elle fixe. Le rapport doit contenir une déclaration de l'actuaire attestant la conformité de l'évaluation actuarielle avec les normes de capitalisation et de solvabilité prescrites par la loi et tout renseignement déterminé par règlement adopté en vertu de la loi;
s)transmettre à la Régie des rentes du Québec le rapport de l'évaluation actuarielle dans les neuf mois où il doit être préparé;
t)adopter une politique de placement écrite déterminant notamment :i.l’appariement des éléments d'actifs selon le passif actuariel;
ii.les modes de gestion : gestion active ou indicielle;
iii.le rendement espéré;
iv.le degré de risque attaché au portefeuille eu égard, notamment, à la fluctuation des cours et des objectifs de rendement fixés;
v.les besoins de liquidités;
vi.la proportion de l'actif qui peut être placée respectivement dans des titres d'emprunt et dans des titres de participation;
vii.les catégories et sous-catégories de placement autorisées;
viii.les mesures qui, assurant la diversification du portefeuille, tendent à en réduire globalement le degré de risque;
ix.les règles et la périodicité applicables tant à l’évaluation du portefeuille qu'au contrôle de sa gestion, ainsi que celles applicables à la révision de la politique de placement;
x.les règles relatives à la solvabilité d'un emprunteur ainsi que celles relatives aux garanties exigibles pour consentir des prêts sur l'actif, notamment, des prêts de titres ou des prêts hypothécaires;
xi.les règles applicables à l’exercice du droit de vote que comportent les titres faisant partie de l’actif;
xii.la méthode d’évaluation des placements qui ne font pas l’objet d’un marché organisé;
xiii.les règles applicables à l’utilisation des contrats à terme, des options, des bons ou droits de souscription ou d'autres instruments financiers;
xiv.les règles applicables aux emprunts que peut faire le comité de retraite;
u)s’assurer que l'argent de la Caisse de retraite est investi convenablement et que les placements respectent la politique de placement. ».
